Fondasi business intelligence: sistem manajemen database dan manajemen informasi

Database management system (DBMS) atau sistem manajemen database adalah perangkat lunak yang memungkinkan sentralisasi data dan manajemen data sehingga perusahaan memiliki satu sumber data tunggal yang konsisten untuk memenuhi semua kebutuhan data. Penggunaan DBMS meminimalkan duplikasi dan inkonsistensi file.

---

Materi ini adalah bagian dari
modul sistem informasi manajemen (SIM)
yang disusun oleh Warsidi

---

Apakah masalah-masalah manajemen sumber daya data dalam lingkungan yang berorientasi file?

Teknik-teknik manajemen file yang banyak digunakan di masa lalu mengakibatkan organisasi mengalami kesulitan dalam menangani item-item data secara sistematis. Teknik-teknik manajemen file juga menyulitkan organisasi dalam menata data yang dimilikinya untuk dapat diakses dengan mudah. Berbagai area fungsional dan kelompok di dalam organisasi diperbolehkan untuk membuat file-file mereka sendiri secara independen. Dengan berlalunya waktu, manajemen data berorientasi file itu menimbulkan masalah-masalah di antaranya:

• Duplikasi data dan inkonsistensi data
• Program dan data saling tergantung satu sama lain
• Tidak fleksibel
• Pengamanan yang lemah
• Tidak dimungkinkannya berbagi data dan tidak tersedianya data pada tingkat enterprise

Database management system (DBMS) menjadi solusi atas masalah-masalah tersebut. DBMS adalah perangkat lunak yang memungkinkan sentralisasi data dan manajemen data sehingga perusahaan memiliki satu sumber data tunggal yang konsisten untuk memenuhi semua kebutuhan data. Penggunaan DBMS meminimalkan duplikasi dan inkonsistensi file.

Apa sajakah kapabilitas DBMS dan mengapa DBMS relasional sangat canggih?

Kapabilitas utama DBMS meliputi kapabilitas definisi data (data definition capability), kapabilitas kamus data (data dictionary capability), dan bahasa manipulasi data (data manipulation language).

• Definisi data menentukan struktur dan isi (content) database.
• Kamus data adalah file, yang bisa tercipta secara otomatis atau manual, yang menyimpan informasi mengenai data yang terkandung di dalam database, yang mencakup nama, definisi, format, dan deskripsi elemen-elemen data.
• Bahasa manipulasi data, seperti SQL, adalah bahasa khusus untuk mengakses dan memanipulasi data di dalam database.

Database relasional (relational database) telah menjadi metode utama untuk menata dan memelihara data dalam sistem informasi karena database relasional sangat fleksibel dan mudah pengaksesannya. Database relasional menata data dalam tabel dua dimensi, disebut relasi, yang membentuk baris dan kolom. Tiap-tiap tabel (table) berisi data mengenai satu entitas (entity) beserta atribut-atributnya (attributes). Tiap-tiap baris merepresentasikan satu record, sedangkan tiap-tiap kolom merepresentasikan satu atribut atau field. Tiap-tiap tabel juga berisi satu key field untuk mengidentifikasi secara unik tiap-tiap record untuk maksud retrieval atau manipulasi. Tabel-tabel dalam database relasional bisa digabungkan dengan mudah untuk menghasilkan data yang diminta oleh pengguna (user). Penggabungan tabel dimaksud dimungkinkan jika dua tabel memiliki satu elemen data yang sama.

Database non-relasional (non-relational database) digunakan untuk mengelola jenis-jenis data yang tidak bisa ditangani dengan mudah oleh model data relasional.

Produk yang dikembangkan dengan database relasional dan database non-relasional kini sama-sama tersedia sebagai cloud computing services.

Perancangan database mengharuskan desain logis (logical design) dan desain fisik (physical design). Desain logis memodelkan database dari perspektif perusahaan. Model data organisasi harus merefleksikan proses-proses bisnis utama serta keputusan-keputusan yang akan diambil di dalam organisasi yang bersangkutan. Proses pengembangan struktur data yang kecil, stabil, fleksibel, dan adaptif dari kelompok-kelompok data yang kompleks dalam perancangan database relasional dikenal dengan istilah normalisasi (normalization). Database relasional yang dirancang dengan baik tidak akan memiliki relasi many-to-many, dan seluruh atribut untuk satu entitas tertentu hanya akan berlaku untuk entitas yang bersangkutan. Normalisasi dimaksudkan untuk menciptakan integritas data untuk memastikan hubungan antar-tabel tetap konsisten. Entity-relationship diagram secara grafis menggambarkan relasi antar-entitas (tabel) dalam suatu database relasional.

Apakah alat-alat dan teknologi utama untuk mengakses informasi dari databases untuk memperbaiki kinerja bisnis dan pengambilan keputusan?

Teknologi manajemen data kontemporer mencakup alat-alat bantu untuk memperoleh informasi yang bermanfaat dari semua jenis data yang beragam yang digunakan perusahaan masa kini, yang di antaranya adalah semi-structured and unstructured big data in vast quantities. Kapabilitas tersebut mencakup data warehouse dan data mart, Hadoop, in-memory computing, dan platform analitis. OLAP merepresentasikan relasi antar data sebagai struktur multidimensi, yang bisa divisualisasi sebagai cubes data dan cubes di dalam cubes data, yang memungkinkan analisis data yang sangat kompleks. Data mining menganalisis pools data besar, yang mencakup kandungan data warehouses, untuk menemukan pola dan kaidah yang bisa digunakan untuk memprediksi perilaku masa depan dan memandu pengambilan keputusan. Alat text mining membantu perusahaan menganalisis kumpulan-kumpulan data tidak terstruktur dalam jumlah besar yang berupa teks. Alat Web mining berfokus pada analisis pola dan informasi yang bermanfaat dari Web, menguji struktur Web site, dan aktivitas pengguna Web site serta isi laman Web. Database konvensional bisa dikaitkan melalui middleware dengan Web atau antarmuka Web untuk memfasilitasi akses pengguna ke data internal organisasi.

Mengapa kebijakan informasi, administrasi data, dan penjaminan kualitas data sangat penting dalam manajemen sumber daya data perusahaan?

Pengembangan database mengharuskan adanya kebijakan dan prosedur manajemen data organisasi serta model data dan teknologi database yang baik. Kebijakan informasi yang bersifat formal mencakup ketentuan-ketentuan terkait pemeliharaan, distribusi, dan penggunaan informasi di dalam organisasi. Dalam perusahaan besar, fungsi administrasi data secara formal bertanggung jawab atas kebijakan informasi serta perencanaan data, pengembangan kamus data, dan pemantauan penggunaan data di dalam perusahaan.

Data yang tidak akurat, tidak lengkap, atau tidak konsisten menimbulkan masalah serius dalam operasi dan keuangan perusahaan karena semua itu akan mengakibatkan tidak akuratnya penentuan harga produk, rekaman data kustomer, dan data persediaan, serta memicu tidak akuratnya keputusan mengenai tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh perusahaan. Perusahaan harus mengambil langkah-langkah khusus untuk memastikan dimilikinya data yang berkualitas tinggi. Langkah-langkah itu mencakup penggunaan standar data yang berlaku pada tingkatan enterprise, database yang dirancang untuk meminimalkan inkonsistensi dan duplikasi data, audit kualitas data, serta perangkat lunak pembersih data.