Sistem informasi dan pengambilan keputusan

Sistem informasi sebagai pendukung pengambilan keputusan tidak selalu mengakibatkan dihasilkannya keputusan manajer dan keputusan karyawan yang lebih baik yang meningkatkan kinerja perusahaan karena adanya masalah-masalah terkait kualitas informasi, penyaringan informasi oleh manajemen (management filter), dan budaya organisasi.

---

Materi ini adalah bagian dari
modul sistem informasi manajemen (SIM)
yang disusun oleh Warsidi

---

Apa sajakah tipe-tipe keputusan dan bagaimana cara kerja proses pengambilan keputusan? Bagaimanakah sistem informasi mendukung aktivitas-aktivitas manajer dan pengambilan keputusan manajemen?

Tingkatan yang berbeda dalam organisasi (strategik, manajemen, operasional) menuntut pengambilan keputusan yang berbeda pula. Keputusan bisa berupa keputusan terstruktur, keputusan semi-terstruktur, atau keputusan tidak terstruktur. Keputusan terstruktur terjadi pada tingkatan operasional dalam organisasi, sedangkan keputusan tidak terstruktur terjadi pada tingkatan strategik.

Pengambilan keputusan bisa dilakukan oleh individu atau kelompok. Pengambilan keputusan dilakukan oleh karyawan, manajer operasional, manajer menengah, dan manajer senior.

Empat tahap pengambilan keputusan mencakup: intelijensi, desain, pilihan, dan implementasi.

Sistem informasi manajemen sebagai pendukung pengambilan keputusan tidak selalu mengakibatkan dihasilkannya keputusan manajer dan keputusan karyawan yang lebih baik yang meningkatkan kinerja perusahaan karena adanya masalah-masalah terkait kualitas informasi, penyaringan informasi oleh manajemen (management filter), dan budaya organisasi.

Model klasik aktivitas manajemen menekankan fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi koordinasi, fungsi keputusan, dan fungsi pengendalian. Riset terkini yang mencermati perilaku sesungguhnya para manajer menemukan bahwa aktivitas-aktivitas real manajer sangat terfragmentasi, beraneka ragam, dan melibatkan waktu yang singkat. Penelitian terkini juga menemukan bahwa para manajer menghindari mengambil keputusan-keputusan besar terkait kebijakan yang berdampak luas.

Teknologi informasi menyediakan alat-alat baru bagi manajer, baik untuk melaksanakan peran-peran tradisional mereka maupun peran-peran baru, menjadikan manajer mampu memonitor, merencanakan, dan membuat ramalan secara lebih cermat dan lebih cepat dibandingkan sebelumnya serta mampu merespon perubahan lingkungan bisnis yang semakin cepat. Sistem informasi terbukti sangat bermanfaat bagi manajer dengan memberikan dukungan atas peran-peran manajer dalam menyebarkan informasi, memfasilitasi komunikasi antar tingkatan organisasi, dan mengalokasikan sumber daya. Akan tetapi, sistem informasi tidak begitu berhasil dalam mendukung keputusan-keputusan tidak terstruktur. Meskipun sistem informasi terbukti bermanfaat, kualitas informasi, filter manajemen, dan budaya organisasi bisa menurunkan kualitas pengambilan keputusan.

Bagaimanakah business intelligence dan business analytics mendukung pengambilan keputusan?

Business intelligence dan business analytics mampu menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada pengambil keputusan, sedangkan alat-alat analitik (analytic tools) membantu manajer untuk dapat memahami informasi dengan cepat dan mengambil tindakan. Business intelligence mencakup data dari lingkungan bisnis, infrastruktur business intelligence, seperangkat alat-alat business analytics, pengguna dan metode, platform business intelligence (sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, atau sistem pendukung eksekutif), serta antarmuka pengguna. Dalam rangka mencapai tujuannya, sistem business intelligence memiliki enam analytic functionalities: (1) predefined production reports, (2) parameterized reports, (3) dashboards dan scorecards, (4) ad hoc queries and searches, (5) kemampuan untuk menelusuri data secara rinci, dan (6) kemampuan untuk memodelkan skenario dan membuat ramalan.

Bagaimanakan konstituen pengambil keputusan yang berbeda-beda di dalam organisasi menggunakan business intelligence? Apakah peran sistem informasi manajemen dalam membantu orang-orang yang bekerja dalam kelompok mengambil keputusan secara lebih efisien?

Manajemen operasional dan manajemen menengah umumnya bertugas memonitor kinerja perusahaan. Sebagian besar keputusan yang mereka ambil cukup terstruktur. Sistem informasi manajemen (SIM) yang menghasilkan laporan produksi rutin biasanya digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan terstruktur. Untuk mengambil keputusan tidak terstruktur, manajer menengah dan analis akan menggunakan sistem pendukung keputusan yang dilengkapi dengan analytics tools dan modeling tools yang canggih, termasuk spreadsheet dan pivot table. Eksekutif senior yang mengambil keputusan tidak terstruktur menggunakan dashboard dan antarmuka visual yang menampilkan informasi kinerja kunci yang mempengaruhi profitabilitas, kesuksesan, dan strategi perusahaan secara keseluruhan. Balanced scorecard dan manajemen kinerja bisnis adalah dua metodologi yang digunakan dalam merancang sistem pendukung eksekutif.

Sistem pendukung keputusan kelompok (group decision-support system) membantu orang-orang yang bekerja bersama-sama dalam kelompok untuk mengambil keputusan secara lebih efisien. Sistem pendukung keputusan kelompok memiliki fitur fasilitas ruang konferensi khusus di mana para partisipan menyampaikan ide-ide mereka dengan menggunakan komputer-komputer yang terhubung dalam jaringan serta perangkat lunak untuk mengorganisasiikan ide-ide, mengumpulkan informasi, membuat dan menetapkan prioritas, serta mendokumentasikan sesi-sesi pertemuan.