Sistem informasi manajemen SDM dan siklus penggajian

Pengertian | Istilah siklus manajemen sumber daya manusia mengacu pada aktivitas-aktivitas bisnis rutin serta aktivitas-aktivitas pengolahan data dalam rangka mengelola tenaga kerja secara efektif. Fungsi-fungsi utama manajemen sumber daya manusia mencakup: (1) rekrutmen dan pengangkatan; (2) pelatihan; (3) penugasan pekerjaan; (4) kompensasi (penggajian); (5) evaluasi kinerja; dan (6) pemberhentian karyawan.

Sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah sistem informasi yang dirancang untuk mengolah data yang relevan untuk mendukung fungsi-fungsi tersebut. Melekat pada sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah aktivitas-aktivitas pengendalian internal untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien, data dan informasi terkait dapat diandalkan, dan kebijakan, aturan, dan regulasi dipatuhi.

Artikel ini berfokus pada siklus penggajian. Istilah siklus penggajian digunakan secara bergantian dengan istilah sistem penggajian, yang merupakan salah satu fungsi dari sistem manajemen sumber daya manusia. Istilah ini mengacu baik pada aktivitas bisnis maupun aktivitas pengolahan data terkait penggajian karyawan.

---

Ingin mahir menghitung pajak dan mengisi e-SPT?

Ikuti pelatihan Brevet Pajak Unsoed Purwokerto. Kunjungi halaman kami di Facebook untuk mendapatkan informasi pendaftaran, acara, dan aktivitas kami.

---

Sistem penggajian

Siklus penggajian atau sistem penggajian merupakan salah satu subsistem manajemen sumber daya manusia. Istilah ini mengacu baik pada aktivitas bisnis maupun aktivitas pengolahan data terkait penggajian karyawan.

Perhatikan diagram konteks berikut. Konteks diagram ini menunjukkan pihak-pihak yang terkait dengan sistem penggajian serta pertukaran data dan informasi antara sistem penggajian dengan pihak-pihak terkait.

DFD berikut adalah dekomposisi dari konteks diagram di atas. DFD ini menunjukkan aktivitas-aktivitas yang menjadi bagian dari sistem penggajian.

Sebagaimana ditunjukkan dalam DFD, siklus penggajian terdiri dari aktivitas-aktivitas berikut:

1. update (pembaharuan) data master (data induk karyawan);
2. validasi data jam kerja dan kehadiran;
3. penyusunan daftar gaji;
4. pembayaran gaji;
5. pembayaran pajak dan potongan lain.

Masing-masing aktivitas di atas melibatkan pihak-pihak tertentu serta mencakup aktivitas pengolahan dan pertukaran data dan informasi.

Sistem penggajian berbasis database terintegrasi

Gambar berikut memberikan contoh sistem informasi manajemen sumber daya manusia dan penggajian yang diimplementasikan dengan berbasis database yang terintegrasi. Sistem informasi berbasis database terintegrasi dikenal dengan istilah populer ERP System.

Database di dalam ERP System menyimpan dan menata semua data dan informasi secara terpusat. Sebagai contoh, terkait dengan sistem penggajian database berisi data karyawan, gaji, jam kerja, kehadiran, dan buku besar umum.

Pengguna (users) berinteraksi dengan database melalui berbagai sistem aplikasi yang dirancang sesuai dengan fungsi atau tugas masing-masing. Sebagai contoh, sistem aplikasi dalam sistem penggajian mencakup antarmuka untuk menginput perubahan data karyawan, antarmuka untuk menginput dan merekonsiliasi data kehadiran dan jam kerja, program pembuatan daftar gaji, program pembuatan cek/daftar transfer, serta program untuk menghasilkan berbagai laporan, baik bagi pihak internal maupun eksternal.

Ancaman dan aktivitas pengendalian ERP systems

Meskipun sistem informasi berbasis database terintegrasi memiliki banyak keunggulan, sistem ini juga mengundang ancaman dan menjadikan organisasi terpapar pada jenis-jenis risiko tertentu. Berikut ini daftar ancaman-ancaman yang lazim ditemukan dalam sistem ERP pada umumnya serta aktivitas-aktivitas pengendalian yang relevan dengan tiap-tiap ancaman.

Pembaharuan data karyawan

Pembaharuan data karyawan dimaksudkan untuk mengubah data karyawan, baik yang terjadi secara internal maupun diharuskan oleh pihak eksternal. Perubahan yang terjadi secara internal mencakup pengangkatan karyawan baru, pemberhentian, kenaikan gaji atau upah, serta perubahan potongan gaji atas inisiatif karyawan (lihat lingkaran 1.0 dalam DFD). Pembaharuan data induk karyawan juga perlu dilakukan dengan terjadinya perubahan tarif pajak atau potongan yang dikenakan oleh perusahaan asuransi tenaga kerja.

Bagian personalia bertanggung jawab atas pembaharuan data karyawan yang terjadi secara internal, sedangkan bagian penggajian melakukan pembaharuan terkait perubahan tarif pajak serta potongan-potongan lainnya yang diwajibkan oleh pemerintah (misalnya DJP) dan perusahaan asuransi (misalnya BPJS).

Meskipun data gaji diolah secara berkala (batch), dengan sistem ERP bagian personalia memiliki akses online untuk memperbaharui database karyawan sehingga perubahan dilakukan tepat waktu dan segera efektif dalam periode pembayaran gaji/upah selanjutnya.

Ancaman dan aktivitas pengendalian pembaharuan data karyawan

Validasi data jam kerja dan kehadiran

Validasi data jam kerja dan kehadiran dilakukan terkait tiap-tiap karyawan untuk menentukan besarnya kompensasi mereka. Kompensasi karyawan berbeda-beda tergantung pada status dan posisi mereka.

Karyawan produksi umumnya menerima kompensasi berupa upah yang dibayar menurut jam kerja atau unit yang dihasilkan. Karyawan tetap umumnya menerima kompensasi bulanan berupa gaji. Selain gaji, karyawan bagian penjualan bisa juga menerima komisi untuk setiap item yang mereka jual. Bonus diberikan kepada manajer yang mampu melebihi target yang dibebankan kepada mereka. Imbalan juga bisa berupa penggantian biaya tertentu yang dikeluarkan karyawan sehubungan dengan pekerjaan, imbalan non-tunai, dan imbalan jangka panjang misalnya berupa tunjangan pensiun.

Sistem informasi manajemen SDM dan penggajian harus dirancang sedemikian rupa sehingga mampu merekam kinerja karyawan dengan beragam status, posisi, dan skema kompensasi. Sebagai contoh, rekaman kehadiran dan jam kerja menggunakan sidik jari atau kartu kehadiran (time card) digunakan sebagai dasar untuk memberikan tunjangan transportasi dan upah tiap-tiap karyawan, sedangkan rekaman waktu keterlibatan karyawan dalam kegiatan produksi atau pekerjaan (job-time ticket) dijadikan dasar untuk menentukan besarnya biaya produksi atau biaya layanan untuk tujuan akuntansi biaya.

Sebagian data kinerja dimasukkan sendiri oleh karyawan yang bersangkutan serta direkam otomatis sehingga sistem informasi manajemen SDM juga harus memungkinkan dilakukannya verifikasi, validasi dan rekonsiliasi data tersebut.

Ancaman dan aktivitas pengendalian validasi data jam kerja dan kehadiran

Daftar gaji

Gambar berikut menunjukkan tahapan aktivitas penggajian.

Pertama, data transaksi gaji diedit, dan transaksi yang sudah divalidasi diurutkan menurut nomor induk karyawan. Record dari file induk tiap-tiap karyawan dengan record dari file transaksi gaji terkait karyawan yang sama dibaca, gaji/upah kotor dihitung. Untuk karyawan yang dibayar per jam, jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat upah, dan kemudian uang lembur atau bonus ditambahkan. Untuk karyawan yang dibayar bulanan, gaji kotor juga dihitung. Komisi, bonus, dan insentif lainnya juga dimasukkan dalam menghitung gaji kotor.

Selanjutnya, semua potongan dijumlahkan, total yang diperoleh dikurangkan terhadap gaji/upah kotor untuk mendapatkan gaji/upah bersih. Potongan biasanya terdiri dari dua kategori: potongan pajak penghasilan (PPh pasal 21) dan potongan yang bersifat sukarela. Potongan sukarela mencakup iuran pensiun; premi BPJS; iuran serikat pekerja; serta zakat atau sumbangan sejenis. File induk karyawan juga sebaiknya mencakup field-field gaji kotor, potongan, dan gaji bersih kumulatif selama tahun berjalan (year-to-date).

Tahap selanjutnya adalah menyiapkan daftar gaji dan daftar potongan. Daftar gaji adalah daftar gaji kotor, potongan, dan gaji/upah bersih tiap-tiap karyawan dalam format multi kolom. Daftar gaji juga berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening giro khusus gaji. Daftar potongan berisi potongan-potongan sukarela tiap-tiap karyawan.

Contoh daftar gaji dan daftar potongan disajikan sebagai berikut.

Akhirnya, sistem penggajian mencetak laporan gaji (earnings statement), yang berisi daftar jumlah gaji/upah kotor, potongan, dan gaji/upah bersih bulan berjalan dan total kumulatif tahun berjalan untuk tiap-tiap kategori.

Di samping itu, sistem ERP penggajian juga mengekstrak data biaya tenaga kerja dari kartu jam kerja untuk dialokasikan dengan produk atau pekerjaan (untuk perusahaan jasa). Dengan demikian, jumlah rupiah persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi (akun-akun buku besar umum) bisa ditentukan dengan tepat. Jumlah ringkasan beban gaji dan utang gaji juga diekstrak dari daftar gaji. Sistem informasi manajemen SDM juga sebaiknya dirancang untuk menghasilkan berbagai laporan lain, misalnya bukti potong dan SPT masa PPh pasal 21.

Ancaman dan pengendalian pengolahan daftar gaji

Pembayaran gaji

Setelah daftar gaji dibuat, tahap selanjutnya adalah menyiapkan dan mengotorisasi daftar transfer. Berdasarkan daftar transfer yang telah diotorisasi, perusahaan meminta pihak bank untuk mendistribusikan gaji/upah ke rekening tiap-tiap karyawan. Setelah proses transfer selesai, tiap-tiap karyawan menerima slip gaji.

Ancaman dan pengendalian pembayaran gaji

Pembayaran potongan

Tahap terakhir dari siklus penggajian adalah pembayaran potongan-potongan kepada pihak-pihak terkait, misalnya pajak, BPJS, dan dana pensiun.

Ancaman dan pengendalian pembayaran potongan

Referensi: Romney & Steinbart, 2015, Accounting Information Systems 13^th Edition, Pearson Education, Inc.

---